Assistenz (w/m/d)
mit dem Themenschwerpunkt Veranstaltungsmanagement.

• Sie sind verantwortlich für das Veranstaltungsmanagement der DIHK in Brüssel zuständig.
• Dies umfasst die organisatorische Vorbereitung von Sitzungen, Workshops sowie Konferenzen und sonstigen Veranstaltungen sowohl in Präsenz als auch online/hybrid, teilweise in Kooperation mit unserem Dachverband Eurochambres und anderen Partnern.  
• Sie übernehmen die externe und interne Kommunikation zu den Veranstaltungsorten und zum Catering.
• Sie übernehmen die Betreuung der Veranstaltungen vor Ort und online ebenso wie die Durchführung von administrativen Verwaltungstätigkeiten.
• Sie stellen die technische Abwicklung von Veranstaltungen sicher, bspw. die Erstellung von Veranstaltungswebsites, das Verwalten des Online-Anmeldeprozesses.
• Sie wickeln die Korrespondenz zu Veranstaltungen in deutscher, englischer und französischer Sprache ab.
• Sie betreuen Geschäftspartner, Gäste und Besuchergruppen und helfen bei deren Aufenthaltsplanung.
• Neben diesen Kernaufgaben unterstützen Sie außerdem nach Bedarf das Team und die einzelnen Referenten bei der Erstellung von Unterlagen und Präsentationen sowie bei der Recherche und Aufbereitung von Informationen, bei der Terminplanung und -koordination als auch beim Reisemanagement einschließlich der Reisekostenabrechnung.
• Sie sorgen durch ein eigenverantwortliches und proaktives Arbeiten für reibungslose Abläufe und tragen zu einer effizienten und freundlichen Arbeitsatmosphäre bei.

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Europasekretär/-in, Fremdsprachenkorrespondent/-in, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelkauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in den Bereichen Sekretariat, Assistenz und Veranstaltungen.
• Erfahrungen in der Durchführung von mittleren und größeren Veranstaltungen und Konferenzen sind unabdingbar.
• Ein äußerst professioneller Umgang in einer modernen Kommunikationsumgebung wird erwartet sowie die Bereitschaft, diesen stetig weiterzuentwickeln.
• Sie verfügen über sehr gute Anwenderkenntnisse in den MS-Office-Produkten, dem Internet und den gängigen Programmen für Online-Veranstaltungen.
• Sie verfügen über ausgezeichnete deutsche und französische Sprachkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie zeichnen sich durch eine proaktive, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise aus.
• Sie verfügen über eine offene und kommunikative Persönlichkeit.
• Die Bereitschaft zur zeitlichen Flexibilität, insbesondere im Rahmen des Veranstaltungsmanagements, wird vorausgesetzt.

Sie erwartet eine abwechslungsreiche und interessante Position in einer teamorientierten und freundlichen Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien und kurze Informationswege.

Wenn Sie Teil unseres Teams werden wollen, freuen wir uns auf Ihre Onlinebewerbung unter Angabe der Gehaltsvorstellung.
Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal bis einschließlich 26. Juni 2023.
 
Weitere Hinweise 
Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung. Die Auswahl wird aufgrund der Eignung getroffen.
Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen berücksichtigen wir bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders.